Kontrol Internal – Mengapa dan Bagaimana

Banyak pengecer yang tidak memiliki kontrol internal yang baik dan menempatkan sedikit saja perhatian pada mereka. Mereka peduli dengan pembelian dan penjualan barang dagangan dan tidak menempatkan penekanan yang cukup untuk memastikan bahwa penjualan tercatat, uang masuk ke bank, faktur dibayar hanya sekali dan laporan persediaan sudah benar.

Mengapa Anda tertarik untuk menetapkan dan mempertahankan kontrol internal yang sehat? Kontrol internal yang baik membantu memastikan keakuratan, kelengkapan dan validitas informasi. Mereka membantu mencegah siapa pun dari sengaja merusak informasi dan juga membantu mencegah ketidakjujuran karyawan. Pengendalian internal melakukan ini dengan membangun checks and balances ke dalam prosedur dan sistem penyimpanan catatan Anda.

Apa yang terjadi ketika kontrol internal kurang? Berikut adalah beberapa contoh insiden yang sebenarnya di mana kami dipanggil oleh pengecer setelah mereka menemukan kejadian pencurian internal.

Manajer toko yang "memindahkan" barang dagangan dari satu toko ke toko lainnya. Bahkan, dia mengalihkan barang dagangannya untuk digunakan sendiri.

Pembukuan yang "menyesuaikan" akun biaya sendiri sehingga dia mendapatkan barang dagangannya gratis.

Tenaga penjual yang memproses pengembalian uang tunai menggunakan nama-nama fiktif dan mengantongi uang.

Kasir yang menghancurkan tiket penjualan tunai dan mengantongi uang tunai.

Pemegang buku yang menggunakan cek perusahaan untuk membayar tagihan pribadinya.

Petugas penerima yang membantu dirinya untuk membeli barang baru yang telah diterima.

Contoh-contoh di atas mengakibatkan kerugian bagi pengecer ini mulai dari beberapa ribu dolar hingga lima puluh ribu dolar. Dalam semua hal ini, kontrol internal yang baik dan baik kurang atau tidak ditegakkan.

Contoh di atas menekankan pencurian internal; namun, kurangnya kontrol internal yang baik dan ditegakkan juga dapat menyebabkan masalah lain bagi pengecer. Misalnya, tanpa mereka, hal-hal berikut dapat terjadi:

Faktur vendor dibayarkan dua kali. Ini tidak hanya mengurangi uang tunai tetapi melebih-lebihkan persediaan buku dan mengakibatkan penyusutan.

Informasi manajemen yang tidak akurat menghasilkan keputusan yang salah yang dibuat.

Jika penjualan atau pembayaran tagihan diposkan ke akun pelanggan secara tidak benar, Anda berisiko kehilangan pelanggan yang berharga.

Seberapa sulitkah untuk melembagakan sistem kontrol internal yang baik di toko Anda? Ini tidak membutuhkan kerja ekstra berlebih dan waktu untuk menempatkan mereka di tempat yang baik. Banyak kontrol sangat mudah dibentuk hanya dengan sedikit perubahan pada prosedur yang ada. Bagian tersulit sebenarnya adalah mengidentifikasi semua area di mana

kontrol internal kurang. Sedangkan pemilik toko adalah orangnya

paling akrab dengan operasi toko, berkali-kali dibutuhkan tinjauan dari spesialis ritel untuk mengidentifikasi area di mana kontrol internal diperlukan.

Jika Anda bertanya-tanya apakah kontrol internal Anda memadai, berikut ini adalah contoh dari beberapa prosedur pengendalian umum dan mengapa itu penting.

Jika slip penjualan tulisan tangan digunakan, mereka harus diberi nomor dan semua nomor harus dicatat di kantor. Ini membantu mencegah karyawan dari menghancurkan slip penjualan tunai dan mengantongi uang. Hal ini juga membantu mencegah ketidaktepatan penjualan, inventaris, dan catatan piutang karena slip penjualan yang salah atau hilang.

Semua transfer barang dagangan dari satu toko ke toko lainnya harus didokumentasikan menggunakan dokumen transfer bernomor 4-ply. Satu salinan dokumen transfer dikirim segera ke kantor. Satu salinan disimpan di toko pengiriman, satu salinan dikirim melalui surat ke toko lain. Salinan lain dikirim dengan barang dagangan ke toko penerima. Toko penerima menggunakan dokumen transfer untuk memastikan mereka menerima semua barang dagangan. Setelah mereka menandatangani, satu salinan dari dokumen yang diterima dikirim ke kantor tempat itu dicocokkan dengan salinan pertama. Ini memastikan bahwa semua transfer dicatat dan dicatat dengan benar.

Pengembalian uang tunai harus selalu merupakan transaksi dua orang, dengan manajer toko menjadi orang kedua. Membutuhkan tanda tangan, alamat, dan nomor telepon pelanggan pada slip pengembalian uang tunai untuk memverifikasi bahwa mereka menerima uang tunai. Seseorang di kantor harus menindaklanjuti pengembalian pelanggan dengan telepon

hubungi pelanggan untuk memastikan pelanggan diperlakukan dengan baik di toko ketika mereka kembali. Ini juga berfungsi untuk memvalidasi fakta bahwa pengembalian itu sebenarnya dibuat. Perlu bahwa salinan pelanggan dari slip penjualan asli dilampirkan pada slip pengembalian uang tunai. Pengutil yang giat telah dikenal untuk mencoba mendapatkan pengembalian uang tunai dengan mengembalikan barang dagangan yang dicuri. Selain itu, jika pelanggan menginginkan pengembalian dana untuk barang dagangan yang dibayar dengan cek, cek pengembalian harus dikirimkan setelah waktu yang cukup telah berlalu untuk memastikan bahwa cek pelanggan tidak akan dikembalikan kepada Anda oleh bank.

Cek tidak boleh ditandatangani kecuali semua dokumen pendukung ada di sana; maka dokumentasi ini harus "dibatalkan" dalam beberapa cara sehingga tidak dapat digunakan untuk pemeriksaan lain. Ini juga saat yang tepat untuk memeriksa diskon yang tidak diambil atau memo kredit yang tidak dikurangkan.

Salah satunya adalah karyawan dapat melakukan pencurian dalam jumlah grosir di area penerima. Untuk mencegah karyawan memasukkan kotak barang dagangan dengan kotak yang kosong agar mereka dapat mengambilnya untuk ditemani, keluarkan area sampah dari area lain agar pengelola toko dapat dengan mudah memeriksa sampah di mana saja. waktu. Anda juga dapat meminta agar kotak kosong dipecah sehingga tidak ada barang yang dapat disembunyikan di dalamnya. Kantong plastik bening harus digunakan untuk mengumpulkan sampah.

Jika Anda menggunakan sistem pencatatan terkomputerisasi, pastikan bahwa kata sandi digunakan di mana pun yang sesuai untuk mencegah orang yang tidak berwenang dari data yang sengaja atau tidak sengaja diubah. Karyawan yang tidak puas dapat dengan sengaja menyabot catatan perusahaan atau mengubah saldo mereka dalam piutang.

Sebagai pengecer, Anda harus sangat peduli dengan pengendalian internal yang baik untuk melindungi aset Anda (uang tunai dan barang dagangan) dan untuk memastikan bahwa catatan perusahaan sudah benar. Setelah kontrol internal di tempat langkah harus diambil untuk memastikan bahwa semua prosedur diikuti setiap saat.

The National Retail Federation menerbitkan buku panduan yang berjudul "Manual Audit Internal" yang dapat membantu dalam menentukan area lemah perusahaan Anda. Jika Anda tidak punya waktu atau keinginan untuk melakukan ini sendiri, carilah bantuan dari luar. Ini akan sangat bernilai uang yang dihabiskan.

Jika Anda tidak menginvestasikan waktu dan uang untuk menyiapkan kontrol internal yang baik sekarang, Anda akan membayarnya nanti dalam bentuk pencurian, oleh karyawan atau orang lain, dan informasi manajemen yang tidak akurat dan menyesatkan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *